Как оформить временное замещение главного бухгалтера

На время отпуска главбуха или поиска подходящей кандидатуры на эту должность возникает необходимость подготовиться к временному замещению. Правильная подготовка позволит предприятию функционировать в нормальном режиме, а главному бухгалтеру спокойно отдохнуть и подготовиться к новым учетным сезонам, не отвлекаясь на звонки заместителя по мелочам.

Главному бухгалтеру следует составить памятку в виде приказа для заместителя. Например, это можно сделать примерно так:

Приказ о временной передаче обязанностей главбуха
Приказ о временной передаче обязанностей главбуха

Кроме приказа, необходимо наделить заместителя правом подписи соответствующих документов. Это можно сделать доверенностью либо приказом руководителя. О таких изменениях следует оповестить всех сотрудников, кому это может потребоваться.

Сертификат ключа проверки электронной подписи выпускается только на тех сотрудников, которые имеют право подписи. Такой сертификат может ограничен во времени. Обычно его оформляют на 1 год, но можно оформить на любой срок. В сертификате содержится срок его действия, например, с 3 по 29 августа 2016 года. Это означает, что все документы подписанные этим сертификатом вне установленных рамок не имеют юридической силы. Это аналогично собственноручной подписи сотрудника, подписавшего документы после увольнения.

Существует также иной вариант. На время замещения электронные документы может подписывать руководитель предприятия своим сертификатом.

В связи с проводимой политикой Центрального Банка, у кредитных организаций могут внезапно для предприятия отозвать лицензию. Сотрудник, замещающий главбуха, должен отслеживать действия ЦБ в этом направлении и своевременно известить руководство если такое произойдет.

Как известно, банки наделены надзорными функциям. Поэтому обслуживающий банк может запросить пояснения к проводимым операциям или к счетам, которые предприятие использует нечасто. В последнем случае следует попытаться договориться с банком об отсрочке предоставления пояснений до дня возвращения главного бухгалтера к работе.

Кроме банков за пояснениями может обратиться ФНС. Если компетенции замещающего сотрудника окажется недостаточно для предоставления таких пояснений, следует подготовить ходатайство о продлении срока предоставления пояснений по образцу, представленному ниже.

Ходатайство о продлении срока представления пояснений в фнс
Ходатайство о продлении срока представления пояснений в фнс

Возможно, имеет смысл предупредить также ваших коллег-сотрудников важных контрагентов о своем временном отсутствии. Это позволит в некоторой мере освободить замещающего сотрудника от лишних обращений и снизит количество возможных ошибок, допущенных в ваше отсутствие.